Samenvatting

Een schoolbestuur met meer dan 500 medewerkers wilde meer directe verbinding met alle medewerkers. Communicatie verliep tot dat moment vooral via de schooldirecteur en mails ‘aan iedereen’. Door het stroomlijnen van de communicatiekanalen is het intranet nu hét kanaal voor elke medewerker. De organisatie is meer zichtbaar, transparanter, en creëert verbinding met elk van haar medewerkers. De kans om een medewerker die een andere werkomgeving zoekt te behouden voor het schoolbestuur, interne mobiliteit, is daarmee vergroot. Die drempel is ook lager dan extern solliciteren. Geen gedoe met motivaties schrijven en een cv updaten. Ook de medewerkers die willen groeien kun je makkelijker binnenhouden.

Lerarentekort

Zoals veel in het nieuws is geweest, is er in het onderwijs een dringend tekort aan leerkrachten. Je kunt ze wel werven onder de medewerkers van een ander schoolbestuur, maar dat verschuift alleen het probleem; niemand wint. En daarvoor is de samenwerking tussen de schoolbesturen in de regio van deze opdrachtgever te goed.

Mobiliteit

Toch is er wel mobiliteit waar de schoolbesturen gebruik van willen maken. In de situatie dat een leerkracht naar een andere regio wil verhuizen, wordt de loper uitgelegd. Als een leerkracht niet op zijn plek zit in het team of in de functie die hij of zij heeft, gaan ze op zoek. Die wil je zoveel mogelijk binnen je bestuur houden en daar zijn vaak veel mogelijkheden. De band van een leerkracht met zijn of haar school kan best sterk zijn. Je werkt dagelijks met elkaar. Maar de band met de bestuursorganisatie is dat niet vanzelfsprekend. Om iemand voor je bestuur te behouden en een plek op een andere school aan te bieden, moet je daar wat voor doen.

Albero

Het bestuur van Albero, een schoolbestuur met ruim 525 medewerkers, had plannen om de interne communicatie te professionaliseren. Ik neem je graag mee in het traject dat ik voor hen heb uitgevoerd: in 4 stappen naar toenemende betrokkenheid van medewerkers. En het werkt ook nog efficiënter.

1. Een inventarisatie van de huidige interne communicatielijnen.

2. Een plan van aanpak.

3. Uitvoering en integratie.

4. Het meetbaar maken van de effecten.

Plan van aanpak

De introductie van een sociaal intranet was het centrale onderdeel van het plan van aanpak. Het bestuur had al plannen daarvoor en een keuze gemaakt voor het instrument.

Als je een sociaal intranet wil laten werken, wil je dat elke medewerker er gebruik van maakt. Dat moet het doel zijn van de introductie.

Een goede eerste indruk

Voor een succesvolle introductie is goede content waarmee de toon kan worden gezet belangrijk, die meteen de waarde van het sociaal intranet aantoont.

Natuurlijk moet elke medewerker een routine krijgen om dagelijks gebruik te maken van het sociaal intranet. Als de content boeit, verbindt en soms verrast, komt dat vanzelf goed.

Less is more

Wil je het gebruik van een intranet tot een ieders routine laten behoren, dan is het belangrijk om de interne communicatie te stroomlijnen: geen andere kanalen blijven gebruiken, waardoor er geen noodzaak is om je kennis te halen op het intranet. Dat houdt in geen mails geadresseerd aan iedereen. Geen wekelijkse nieuwsbrieven, ook niet aan specifieke groepen. Dat maakt de communicatie ook efficiënter en overzichtelijker voor iedereen.

One stop

Je kunt een intranet zo belangrijk maken als je wilt. Zo publiceert Albero daar alle documenten zoals jaarplannen en rapportages en personele regelingen. De applicatie start elke dag automatisch op. En je kunt vanuit het intranet met één keer inloggen naar elke applicatie waarmee je werkt.

Communicatie = verbinding

Het primaire doel van een intranet is de functie van communicatieplatform. Maar je kunt er veel meer mee:

- het kan verbinding creëren tussen de organisatie en werknemers en werknemers onderling. Als je meer weet over de organisatie voel je je meer betrokken en verbonden.

- De verspreiding van kennis en ervaring

- Het kan de doelen uit de jaarlijkse plannen goed ondersteunen

- Wil je een verandering in de werkwijze, dan kun je op het intranet de ‘good practice’- voorbeelden van de ene school laten zien aan de ander. Zo inspireren ze elkaar.

- Meer gelijkheid. Daarmee bedoel ik dat iedereen op hetzelfde moment wordt geïnformeerd. Iedereen is dus gelijkwaardig. Dat ging voorheen via via, en dus niet gelijktijdig. Nu is dat in handen van het bestuurskantoor, zij is de afzender van de berichten.

Sociale aspect van het intranet

Een intranet is al een oud fenomeen. Wat maakt de huidige systemen een sociaal intranet? Door de interactie die het creëert en mogelijk maakt. Ik leg het uit. Op een sociaal intranet heb je een sectie waar voornamelijk content vanuit de organisatie richting medewerkers wordt gedeeld. Dat is interactief omdat iedereen daarop kan reageren. Stel het je voor als een like of een comment op sociale media.

Je hebt ook een sectie per school. Daar kan alle content binnen een team met elkaar worden gedeeld. Dat kan gaan over praktische zaken, maar ook over het delen van ideeën of uitdagingen waar leden van deze sectie voor staan. Daarnaast neemt de interactie tussen functiegenoten ook toe. Het is heel eenvoudig om kennis uit te wisselen met een leerkracht die aan dezelfde groep lesgeeft op een andere school. Of om een groep te maken voor alle leerkrachten van groep 2. Dat kan het initiatief zijn van medewerkers zelf. Het platform biedt de mogelijkheid om beeldmateriaal, video, documenten te delen, als bijlage of als link.

Bescherming van gegevens gewaarborgd

Op professionele systemen die bedoeld zijn als een sociaal intranet zijn gegevens goed beschermd. En je kunt natuurlijk zelf afspreken wat op welke wijze wordt gedeeld.

De introductie is belangrijk

Bij de introductie is het belangrijk dat iedereen meteen weet wat hij/zij er kan vinden. Bij Albero is het sociaal intranet met een campagne bij de medewerkers geïntroduceerd. De campagne bestond uit verschillende mails (voor de introductie) en (na introductie) berichten op het intranet. Het moment van introductie was de jaarlijkse bijeenkomst voor alle medewerkers. Het is kort ingeleid. En vervolgens is ook ingezet als instrument bij activiteiten op die dag. Een aantal medewerkers was vooraf geïnstrueerd als ondersteuner. Om de app op een telefoon te zetten, in te loggen, in de juiste groepen te komen…

Het intranet was op het moment van introductie al gevuld met content. De inhoud van de nieuwsbrief van die week, de plannen en personele regelingen. De omgeving van elke school was al aangemaakt. En iedereen was al als gebruiker geregistreerd. Het moet wel meteen goed functioneren op het moment van introductie.

Enkele resultaten van deze introductie

Het sociaal intranet is in april 2023 geïntroduceerd. Na 8 maanden (inclusief de schoolvakanties) zien we:

- Alle kengetallen (actieve gebruikers, sessies, sessies per gebruiker, geplaatste berichten, reacties) nemen nog steeds toe ten opzichte van de maand ervoor.

- Ruim 100 medewerkers zijn niet actief. Daaronder waarschijnlijk ook de schoonmakers en andere medewerkers die een kleine rol vervullen in de organisatie of voor wie niet dagelijks betrokken is bij de organisatie.

- Op zaterdagen valt het gebruik nagenoeg stil, maar op zondag stijgt het al. Op maandag ligt de piek van de hele week.

- Sommige informatierubrieken worden nog relatief weinig bezocht. Daar ligt een taak.

Zo haal je het meeste uit een sociaal intranet

Zoals ik al beschreef is een sociaal intranet een instrument voor interne communicatie. Je kunt denken aan een taak voor HR.

Maar als je als doel hebt de betrokkenheid van medewerkers te vergroten, zodat ze langer voor je organisatie behouden blijven, dan is het belangrijk dat de content die functie ook in zich heeft en verbindt.
Als je vooraf bepaalt welk doel wilt bereiken, maak je content die dat doel ondersteunt. Dat gaat veel verder dan een mededeling of een nieuwsbericht.

Heb je vragen over dit voorbeeld? Neem contact met mij op.